- Appliquer cinq critères pour trier tes idées de tâches.
- Repérer les tâches à garder pour plus tard.
- Faire progresser une tâche en trois paliers, sans prendre de risque.
Les cinq critères
Une bonne première tâche coche ces cinq cases :
- Fréquente : tu la fais au moins une fois par semaine. Sinon, tu ne verras jamais le gain.
- Répétitive : elle se déroule à peu près toujours de la même façon.
- Facile à vérifier : tu vois en un coup d’œil si le résultat est bon.
- Réversible : si l’agent se trompe, rien de grave ne se produit, et on peut corriger.
- Peu sensible : elle ne touche ni à ton argent, ni à ta santé, ni à des données confidentielles.
La tâche qui t’ennuie le plus est souvent un excellent point de départ. Si en plus elle coche les cinq critères, c’est la bonne.
Des exemples qui marchent
- Le résumé du matin : l’agent lit tes nouveaux mails et t’en fait un résumé en cinq lignes. Il ne fait que lire.
- Les brouillons de réponse : il prépare des réponses aux mails simples, que tu relis et envoies toi-même.
- La veille : chaque semaine, il compile les nouveautés d’un sujet à partir de sources que tu as choisies.
- Le tri des notes : il range tes notes en vrac dans les bons dossiers, ou te propose un classement.
- Le point de la journée : il te récapitule tes rendez-vous et ce qui reste à faire.
Tous ces exemples ont un point commun : l’agent prépare, et c’est toi qui décides de la suite.
Ce qu’on garde pour plus tard
Certaines tâches sont tentantes, mais mauvaises pour débuter :
| À éviter au début | Pourquoi |
|---|---|
| Envoyer des mails à ta place | une erreur part chez quelqu’un d’autre et ne se rattrape pas |
| Payer, acheter, réserver | conséquences financières directes |
| Supprimer ou archiver en masse | une mauvaise règle peut effacer l’important |
| Publier sur tes réseaux | ton image est en jeu, en public |
| « Gère ma vie », « organise tout » | trop flou : impossible de vérifier si c’est réussi |
Ces tâches ne sont pas interdites pour toujours. Elles viennent après, quand l’agent a fait ses preuves, et toujours avec ta confirmation.
Monter en trois paliers
La même tâche peut évoluer en trois étapes. Tu passes à la suivante seulement quand la précédente marche sans surprise pendant une ou deux semaines.
- Lecture seule : l’agent regarde et te fait un compte rendu. Exemple : « Voici les 3 mails qui attendent une réponse. »
- Brouillon : il prépare le travail, tu le relis et tu agis toi-même. Exemple : « Voici une proposition de réponse pour chacun. »
- Action avec confirmation : il agit, mais seulement après ton accord explicite. Exemple : « J’envoie ces 3 réponses ? Oui / non. »
Pour une tâche réversible et sans enjeu (ranger des notes, par exemple), tu pourras un jour supprimer la confirmation. Pour tout ce qui part chez quelqu’un ou coûte de l’argent, garde-la.
Mise en pratique
Note trois idées de tâches, puis donne-leur un point par critère respecté. Garde celle qui a le meilleur score. À égalité, choisis celle qui t’ennuie le plus.
Tâche : [ex. résumé des mails du matin] ------------------------------------------------------------- Fréquente (1/semaine +) : [oui / non] Répétitive : [oui / non] Facile à vérifier : [oui / non] Réversible : [oui / non] Peu sensible : [oui / non] Score : [0 à 5] Palier de départ : [lecture seule / brouillon]
À retenir
- Une bonne première tâche est fréquente, répétitive, vérifiable, réversible et peu sensible.
- Envoyer, payer, supprimer et publier attendent que l’agent ait fait ses preuves.
- On monte en trois paliers : lecture seule, brouillon, action avec confirmation.
- Une seule tâche à la fois : on élargit quand elle tourne bien.
Pour continuer